Wie man einen regionalen B2B-Marktplatz aufbaut

Regionale Lebensmittel gibt es in fast jeder Region. Dass gewerbliche Einkäufer wie Kantinen, Gastronomie oder Lebensmitteleinzelhandel regelmäßig damit arbeiten, ist trotzdem nicht selbstverständlich.

Dafür braucht es Einkäufer mit echtem Bedarf, Erzeuger mit dem passenden Sortiment, eine funktionierende Logistik und jemanden vor Ort, der die Betriebe kennt und den Markt mitentwickelt.

Die Software ist dabei nur ein Teil. Diesen Teil haben wir weitgehend gelöst. Für uns ist ein B2B-Marktplatz heute deshalb kein Softwareprojekt mehr. Er ist vor allem Marktentwicklung, Logistik und die Frage, wie aus einzelnen Betrieben ein funktionierender regionaler Markt wird.

Dieses Playbook zeigt, wie wir heute beim Aufbau einer neuen Region vorgehen und was wir inzwischen anders machen würden als noch vor einigen Jahren.

Wir beginnen nicht bei null

Die Regiothek-Plattform läuft seit 2018. Die B2B-Marktplatzfunktionen sind seit 2023 im Landkreis Cham im Betrieb, seit 2025 im Raum Passau. In Oldenburg befindet sich ein weiterer Markt noch in einer frühen Aufbauphase.

Eine neue Region beginnt deshalb nicht wieder bei null. Erfahrungen mit Sortimenten, Touren, Abrechnung und Marktentwicklung fließen von einer Region in die nächste. Das betrifft nicht nur die Software.

Mit jedem Markt lernen wir besser, welche Voraussetzungen wichtig sind, wo Planung hilft und welche Fragen sich erst in der Praxis beantworten lassen.

Vier Dinge braucht jede Region

Am Anfang schauen wir auf vier Voraussetzungen.

Einkäufer mit echtem Bedarf. Es kommen viele in Frage, z.B. Kantinen, Gastronomie, Hofläden oder Einzelhändler.

Erzeuger mit passendem Sortiment. Entscheidend ist nicht die Zahl der Anbieter, sondern ob ihr Angebot zum Bedarf passt. Wenn eine Kantine Kartoffeln, Salat und Brot sucht, hilft der vierte Imker zunächst nicht weiter.

Eine funktionierende Logistik. Zum Start reicht häufig ein Fahrzeug, ein fester Liefertag pro Woche für überschaubare Touren.

Einen Partner vor Ort. Jemand muss die Betriebe kennen, ansprechen und begleiten.

Nicht alles muss von Anfang an perfekt stehen. Auch das Ziel ist nicht, sofort sämtliche Betriebe einer Region einzubinden. Ein regionaler Markt entwickelt sich Schritt für Schritt.

Zwei Wege zum Start

A) Der schnelle Weg:

Manche Regionen haben diese vier Punkte bereits weitgehend geklärt. Einkäufer und Anbieter sind bekannt, eine Logistik ist vorhanden und auch die Betreuung vor Ort steht. Dann können wir relativ direkt in den Betrieb gehen. Wir richten die Region in der bestehenden Infrastruktur ein, übernehmen vorhandene Daten, schalten die benötigten Funktionen frei und unterstützen beim Start.

B) Zunächst aufbauen:

Häufiger ist allerdings ein anderer Fall. Eine Region sagt: Wir möchten einen regionalen B2B-Marktplatz aufbauen. Die grundsätzliche Richtung steht, aber noch nicht, welche Betriebe wirklich mitmachen, welche Produkte gebraucht werden, welcher Liefertag funktioniert und wie die Logistik aussehen kann. Dann gehen wir in drei Stufen vor.

Stufe 1: Sichtbarkeit

Zunächst erfassen wir, was bereits vorhanden ist. Welche Erzeuger und Verarbeiter gibt es? Welche Einkäufer? Wer arbeitet schon mit wem? Welche Produkte werden angeboten?

Die Betriebe werden auf der Regiothek-Plattform sichtbar und bestehende Lieferbeziehungen strukturiert erfasst. So entsteht eine Datenbasis über den regionalen Lebensmittelmarkt, die auch unabhängig von einem späteren Marktplatz genutzt werden kann.

Stufe 2: Analyse und erste Probetouren

Danach wird konkreter gefragt: Wer möchte zusätzlich an wen verkaufen? Welche Einkäufer suchen welche Produkte? Von welchen Betrieben würden sie grundsätzlich beziehen? Welcher Liefertag passt?

Früher hätten wir an dieser Stelle wahrscheinlich länger analysiert. Heute versuchen wir, früher in die Praxis zu kommen. Wenn es möglich ist, bauen wir deshalb bereits in dieser Phase Probetouren ein.

Dabei geht es um echte Bestellungen, echte Waren und echte Übergaben. Die Tour darf bewusst klein sein. Gerade dabei zeigt sich, wer tatsächlich mitmacht, welche Produkte wirklich gefragt sind, wer fahren kann, wie lange Abholung und Übergaben dauern und welcher geografische Zuschnitt sinnvoll ist.

Stufe 3: Den Dauerbetrieb klären

Wenn klarer wird, dass Angebot, Nachfrage und Logistik zusammenpassen, muss geklärt werden, wer im späteren Betrieb welche Aufgaben übernimmt. Wer betreut die Betriebe? Wer rechnet ab? Wer fährt? Wer koordiniert die Logistik? Wer trägt Software- und Personalkosten?

Darauf gibt es nicht in jeder Region dieselbe Antwort. Teilweise übernimmt die Regiothek zunächst einen größeren Teil der wirtschaftlichen Abwicklung. Der Partner vor Ort kümmert sich stärker um Akquise und Betreuung, der Logistikpartner organisiert die Touren und nutzt dafür unsere Werkzeuge.

Nicht alles lässt sich vorher planen

Es gibt bisher bewusst keine starre Formel nach dem Muster: zehn Einkäufer plus 20 Anbieter gleich erfolgreicher Markt.

Am Ende der Aufbauphase sollte aber klarer sein, ob Angebot, Nachfrage, Logistik und Betreuung so zusammenpassen, dass ein sinnvoller Start möglich ist. Vielleicht zeigt sich dabei, dass das Gebiet zunächst kleiner sein sollte, ein anderer Liefertag besser passt oder noch bestimmte Produktgruppen und Einkäufer fehlen.

Das ist kein schlechtes Ergebnis. Es ist besser, solche Dinge während des Aufbaus herauszufinden, als nach wenigen Monaten eine Liefertour wieder einzustellen.

Lieber klein anfangen und dann entwickeln

Für den ersten Betrieb braucht es kein Vollsortiment und keine perfekte Logistik. Ein Liefertag pro Woche, eine Handvoll Einkäufer und eine Handvoll Anbieter mit unterschiedlichen Sortimenten können für den Start ausreichen. Auch Kühlprodukte müssen nicht zwingend sofort dabei sein.

Am Anfang geht es vor allem darum, dass Bestellung, Abholung, Übergabe, Lieferung und Abrechnung funktionieren. Danach wird der Markt Schritt für Schritt erweitert. Langfristig sehen wir für einen regionalen Cluster eine Größenordnung von etwa 50 bis 100 teilnehmenden Betrieben als sinnvolles Zielbild.

Dabei haben wir auch gelernt, dass mehr Anbieter nicht automatisch einen besseren Markt bedeuten. In Passau sind wir anfangs mit vielen Verkäufern und vergleichsweise wenigen Einkäufern gestartet. Dadurch verteilte sich der Umsatz auf viele Betriebe und gleichzeitig wurde die Abholtour immer länger.

Heute würden wir die Nachfrage früher stärker priorisieren. Ein zusätzlicher regelmäßiger Einkäufer kann für bestehende Anbieter wertvoller sein als ein weiterer Verkäufer mit einem ähnlichen Sortiment.

Diese Erfahrung nehmen wir in neue Regionen mit.

Nach dem ersten Liefertag beginnt die Marktentwicklung

Wir achten stark auf Retention, also die Wiederbestellrate, außerdem auf Handelsvolumen, Warenkorbgröße und die Entwicklung der Touren. In unseren bisherigen Märkten bestellen mehr als 80 Prozent der Einkäufer erneut. Ein relevanter Teil bestellt im Laufe eines Jahres sogar 30 bis 40 Mal in seiner Region.

Für diese Marktentwicklung haben wir eigene Werkzeuge in der Plattform aufgebaut. Sie zeigen beispielsweise, welche Einkäufer zuletzt nicht bestellt haben, wo Erstbesteller nicht wiedergekommen sind, welche Sortimente fehlen und wie sich Handelsvolumen und Touren entwickeln.

So entsteht aus dem laufenden Betrieb eine konkrete Aufgabenliste: mehr Einkäufer gewinnen, fehlende Sortimente ergänzen, Warenkörbe vergrößern oder eine Tour anpassen.

Der Markt wächst also nicht mit einem großen Startschuss. Er entwickelt sich über Wiederholung.

Drei Regionen, drei Phasen

Cham ist seit 2023 im Betrieb und zeigt inzwischen am deutlichsten, wie sich ein regionaler Markt über mehrere Jahre entwickeln kann. Heute gibt es dort zwei Liefertage pro Woche. Im August 2026 waren rund 70 Betriebe im regionalen Markt aktiv.

Passau läuft seit 2025 und befindet sich weiterhin im Ausbau. Passau ist unser Markt, den wir selber betreiben. Wir wollen selbst herausfinden, wo Optimierungspotenzial liegt. Hier haben wir unter anderem gelernt, Nachfrage und Angebot stärker gemeinsam zu entwickeln.

Oldenburg befindet sich noch deutlich früher. Dort läuft der Markt aktuell mit einem Liefertag pro Woche. Im Vordergrund stehen zunächst funktionierende Abläufe, Wiederbestellungen und wachsendes Handelsvolumen.

Aufwand und Finanzierung

Der Aufbau besteht im Wesentlichen aus zwei Kostenblöcken: Software und technischer Infrastruktur auf der einen Seite, personellem Aufwand für Aufbau und Betrieb auf der anderen.

Wie hoch dieser Aufwand ist, hängt stark davon ab, was in einer Region bereits vorhanden ist. Gibt es Betriebsdaten, Betreuung und Logistik schon, fällt weniger Aufbauarbeit an. Sind diese Punkte noch offen, braucht es entsprechend mehr Vorarbeit.

Manche Regionen nutzen für diese Aufbauphase Förderprogramme oder kommunale Mittel. Entscheidend ist aber die Perspektive darüber hinaus. Ein regionaler Markt braucht Zeit, um Handelsvolumen, regelmäßige Bestellungen und eine tragfähige Struktur aufzubauen. Das Ziel ist klar: Der B2B-Marktplatz muss sich langfristig selbst tragen.

Wo steht Ihre Region?

Manche Regionen können relativ schnell starten. Bei anderen lohnt es sich, zunächst kleiner zu beginnen und mit echten Bestellungen und Probetouren zu lernen.

In einem ersten Gespräch können wir meist schon recht gut einschätzen, wo eine Region steht und welcher Weg sinnvoll ist. Dafür reichen zunächst 30 Minuten.

Nach einem kurzen Gespräch können wir meist sagen, welche nächsten Schritte sinnvoll sind.

Ansprechpartner: Alexander Treml

Telefon: 0851 20426863

Email: b2b-marktplatz-starten@regiothek.org

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Stand: September 2026