Die Regiothek aus technischer Sicht

Als die Bio-Kartoffel eines Landwirts zum ersten Mal in der Warenwirtschaft einer Großküche ankam, stand der Name des Landwirts im Produktnamen. Weil das Zielsystem der Kantine kein Feld dafür hatte. Es kennt einen Lieferanten. Einen Erzeuger kennt es nicht.

Das ist keine Nachlässigkeit der Softwarehersteller. Die bestehenden Systeme der Lebensmittelwirtschaft wurden für lange Ketten gebaut, in denen die Frage, wer ein Produkt tatsächlich hergestellt hat, betriebswirtschaftlich nicht gebraucht wurde. In regionalen Strukturen ist genau diese Frage der Punkt.

Regionale Lebensmittelnetzwerke brauchen ein spezialisiertes, digitales System, um zusammenzuarbeiten. Einen Teil davon leisten bestehende Systeme bereits, einen anderen Teil leisten sie nicht. Und vieles, was die bestehenden Systeme mitbringen, wird gar nicht gebraucht: Ein Hofladen mit acht Produkten braucht keine mehrstufige Lagerführung, sondern einen Weg, sein Angebot dorthin zu bringen, wo bestellt wird. Eine Kantine braucht eine Lieferung und eine Rechnung.

Die Regiothek ist die Datenschicht, auf der regionale Lebensmittelströme zusammenlaufen: sichtbar, bestellbar, abrechenbar. Dieser Beitrag beschreibt, wie sie das tut.

Teil A: Kurz und einfach

Die Regiothek ist eine bundesweit betriebene Plattform für die regionale Lebensmittelwirtschaft. Rund 3.000 Betriebe arbeiten damit (Stand September 2026): Erzeuger, Verarbeiter, Logistiker, Regionalmanagement und Buchhaltung. Jede Gruppe mit einem eigenen Zugang und eigenen Ansichten.

Die meisten nutzen die Plattform, um sichtbar zu werden: Betrieb, Produkte, Verkaufsstellen und Lieferbeziehungen öffentlich zeigen, kostenlos oder mit erweiterten Funktionen.

Darüber hinaus gibt es Anwendungen für das Tagesgeschäft: Einkauf, Verkauf und Logistikplanung. In ausgewählten Regionen kommt der B2B-Marktplatz dazu, über den Küchen und Handel bei mehreren regionalen Betrieben gleichzeitig bestellen und eine gebündelte Lieferung bekommen. Eine Region kann diesen Marktplatz freischalten lassen, ohne dass dafür etwas Neues gebaut werden muss.

Bei Bedarf können Betriebe ihre bestehenden Systeme weiter nutzen. Die Regiothek lässt sich beispielsweise mit Warenwirtschaft und Küchensoftware verknüpfen, damit Artikel und Preise nicht doppelt gepflegt werden müssen. In manchen Fällen bekommt die Gegenseite die Regiothek nie zu sehen: Eine Küche bestellt in ihrem eigenen System, die Bestellung kommt bei den regionalen Erzeugern an, und dazwischen übersetzt die Plattform.

Wer kein eigenes System hat, und das sehen wir bei kleinstrukturierten Betrieben häufig, arbeitet einfach online in der Regiothek. Ohne Installation, sofort einsetzbar.

Wer es genauer wissen will, liest weiter.

Teil B: Im Detail

Eine Infrastruktur, viele Regionen

Die Regiothek ist eine mandantenfähige, neutrale Plattform, die bundesweit als Software as a Service betrieben wird. Regionen, Verbände und Betriebe arbeiten auf derselben Infrastruktur, mit getrennten Daten, eigenen Rollen und eigener Konfiguration.

Das ist wirtschaftlich und technisch relevant: Eine neue Region startet über Konfiguration, nicht über ein eigenes Software-Projekt. Deshalb sinken die Aufbaukosten mit jeder Region, während der Funktionsumfang für alle wächst. Was in einer Region entsteht, eine Schnittstelle, ein Abrechnungsweg, eine Auswertung, steht anschließend allen anderen zur Verfügung.

Rollen und Rechte

Unsere Technologie unterscheidet Kontotypen entlang der realen Aufgaben in einer regionalen Wertschöpfungskette:

• Verkäufer, also Erzeuger und Verarbeiter: Sortiment, Verfügbarkeiten, Preise, Lieferbeziehungen und Herkunftsangaben

• Einkäufer, also Küchen, Handel und Verarbeiter: Suche, Bestellung, Belege

• Logistiker: Tourenplanung, Disposition, Werkzeuge zur Bündelung der Touren

• Regionalmanagement: Marktentwicklung, Betriebsübersicht, Kennzahlen

• Buchhaltung: Abrechnungsdaten, E-Rechnung, Belege, Exporte, Werkzeuge zur Bündelung des Finanzflusses

Rechte werden je Rolle vergeben. Ein Betrieb kann mehrere Nutzer führen, eine Person in mehreren Rollen tätig sein. Regionalmanagement und Verbände erhalten Rollen über mehrere Betriebe hinweg.

Was die Plattform abbildet

Sichtbarkeit und Zusammenhang. Auf dieser Ebene arbeitet der größte Teil der Nutzer: Betriebsprofil, Produkte, Verkaufsstellen, Zertifizierungen und, anders als in einem Verzeichnis, die Lieferbeziehungen zwischen Betrieben. Daraus entsteht ein Graph regionaler Wertschöpfungsketten. Datenseitig liegt darunter eine Ontologie für Lebensmittel und ihre Verarbeitungsstufen, die seit 2017 gepflegt wird. Sie ist der Grund, warum sich Produkte, Betriebe und Herkunft überhaupt maschinell in Beziehung setzen lassen, und zugleich die Basis des semantischen Layers, über den verschiedene Systeme miteinander kommunizieren. Dazu weiter unten mehr.

Tagesgeschäft. Darüber liegen die operativen Funktionen: Produkte und Preise, Angebote mit Bestellschluss und festen Liefertagen, Ware mit variablem Liefergewicht, Bündelung über mehrere Anbieter, sowohl in der Logistik als auch in der Abrechnung.

B2B-Marktplatz. Eine Region kann die operativen Funktionen als Multivendor-Marktplatz freischalten, mit eigenem regionalem Träger, eigenem Auftritt und angebundenen regionalen Logistikpartnern, auf gemeinsamer technischer Basis. Die Regiothek kauft dabei keine Ware und hält kein Lager, sie koordiniert zwischen Anbietern, regionaler Logistik und Abnehmern.

Die Regiothek als Middleware

Wenn viele Küchen flexibel bei vielen regionalen Erzeugern einkaufen sollen, entsteht ein Problem, das weder die eine noch die andere Seite allein lösen kann.

Das Angebot ist zersplittert: Erzeuger liefern unregelmäßige Mengen, je nach Saison und Wetter. Die Logistik trägt den Direktbezug nicht, denn zwanzig Küchen können nicht von fünfzehn Höfen einzeln angefahren und per Papierrechnung abgerechnet werden. Und die Systeme passen nicht zusammen: Großküchen arbeiten mit professioneller Warenwirtschaft, auf der Erzeugerseite reicht die Bandbreite von einem eigenen ERP bis zu gar keinem System. In einer Befragung von 150 Betrieben der Lebensmittelwirtschaft nutzten 41 Prozent überhaupt ein Warenwirtschafts-, Kassen- oder Buchhaltungssystem, meistens die Einkäufer.

Die Regiothek ist deshalb als Datenhub für den regionalen Markt gebaut: eine Software-Schicht zwischen Küchensystemen, Warenwirtschaft und Logistik. Als Middleware übernimmt sie drei Aufgaben:

• Datenabgleich. Verfügbarkeiten, Preise und Stammdaten werden einmal gepflegt und laufend zwischen den beteiligten Systemen synchronisiert.

• Formatübersetzung. Zwischen den Datenformaten der beteiligten Systeme wird übersetzt, von einer JSON-Schnittstelle bis zu klassischem elektronischem Datenaustausch nach EDIFACT und zu Datei-Importen für Systeme ohne Schnittstelle.

• Entkopplung. Die beteiligten Anwendungen bleiben getrennt. Fällt eines der Systeme aus, steht nicht die gesamte Kette still.

Daraus entstehen drei Dinge, die im Alltag den Unterschied machen:

1. Verfügbarkeits-Matching. Eine Küche braucht 350 Kilogramm Kartoffeln. Ein Betrieb hat 50, ein zweiter 200, ein dritter 100. In der Regiothek ist das eine Bestellung, nicht drei Telefonate.

2. Logistische Konsolidierung. Lieferwege werden gebündelt, entlang optimierter Touren oder über ein regionales Umschlaglager. Auch mit Logistiksystemen ist ein Datenaustausch möglich.

3. Automatisierte Abrechnung. Die Küche erhält eine Sammelrechnung. Die Aufteilung auf die einzelnen Erzeuger übernimmt die Plattform.

Zwei Wege in die Plattform. Ein Betrieb arbeitet entweder in der Oberfläche der Regiothek, ohne Lizenz und ohne Installation, für viele kleine Betriebe das erste durchgängig digitale Werkzeug. Oder er bleibt in seinem eigenen System und wird über eine Schnittstelle angebunden, dann fließen Artikelstamm, Preise und Verfügbarkeiten ein und Bestell-, Liefer- und Abrechnungsdaten zurück. Im zweiten Fall kann die Regiothek vollständig im Hintergrund bleiben: Wer in seiner eigenen Warenwirtschaft bestellt, bekommt die Plattform nie zu Gesicht. Für die Gegenseite ist das Ergebnis in beiden Fällen identisch.

Identifikatoren. Produkte und Betriebe können mit GTIN und GLN geführt werden, wo sie vorhanden sind. Der Regelfall in der regionalen Lebensmittelwirtschaft ist ein anderer: Die meisten Betriebe haben keine. Die Regiothek vergibt deshalb eigene, dauerhaft stabile Identifikatoren, kurz, einmalig vergeben, unveränderlich und identisch auf Lieferschein und Rechnung, und übersetzt sie in die Identifikationsverfahren des jeweiligen Zielsystems.

Was eine Anbindung praktisch bedeutet. Der technische Teil ist selten das Schwierige, die Prozesse der beteiligten Akteure sind es. Regionale Sortimente sind nicht jeden Tag bestellbar: feste Liefertage, Bestellschluss, saisonale Verfügbarkeitszeiträume. In den bisher gängigen Bestellformaten ist dafür oft kein Platz vorgesehen.

Wo die Grenze verläuft

Die Regiothek bildet die Vorgänge zwischen Betrieben ab: Angebot, Bestellung, Lieferung, Abwicklung und Herkunft. Die Vorgänge innerhalb eines Betriebs, also Lagerführung, Produktionsplanung und Buchhaltung, können weiter beim Betrieb liegen, wenn sie dort digital abgebildet werden. Dann knüpfen wir daran an. Wo ein vollwertiges Warenwirtschaftssystem angebunden wird, arbeiten wir mit etablierten Anbietern zusammen und übernehmen die Integration.

Datenhoheit und Forschung

Die Plattform wird in Deutschland gehostet und nach den Vorgaben der DSGVO betrieben. An der Frage, wie Betriebe mit sehr unterschiedlichen Systemen zusammenarbeiten können, arbeiten wir auch im Forschungsprojekt B2B-Konnekt, gefördert vom Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat, gemeinsam mit dem Lehrstuhl für Data Science der Universität Passau, CENTOURIS und der Maschinenring Ostbayern GmbH.

Wenn Sie eine Anbindung prüfen möchten: Schreiben Sie uns, welches System bei Ihnen im Einsatz ist, an leistungen@regiothek.org.

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